แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

สรุป

         บทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

  ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจหรือที่เรียกว่า  tps หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์  โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ  เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยที่tps จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ  นอกจากนี้  tps ยังช่วยให้ผู้ใช้สารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องอนาคต

         ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการหรือที่เรียกกว่า  mrs  หมายถึง  ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม  ประมวลผล  จัดระบบ  และจัดทำรายงาน  หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร  เนื่องจากงานที่ถูกทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานอย่างมีประประสิทธิภาพ  โดยที่ mrs  จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร  และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด  หรือตามความต้องการของผู้บริหาร  โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ mrs จะถูกใช้สำหรับการวางแผน  การตรวจสอบ  และการควบคุมการจัดการ  ขณะที่ tps จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น

        ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  หรือที่เรียกว่า  dss  หมายถึง  ระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร  เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น  ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง  ซึงยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในอนาคต  ประการสำคัญ dss  จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร  แต่จะจัดหาและประมวลสารสนเทศหรือสิ่งต่างๆ ที่คิดว่าจำเป็นต่อการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร  ปัจจุบัน dss  เป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย  หรือเราจะนำเสนอรายละเอียดในบทต่อไป

        ระบบสารสนเทศสำนักงานหรือที่เรียกว่า  ois  หมายถึง  ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นใช้ช่วยการทำงานในสำนักงาน  โดยที่  ois จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและใช้เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานเพิ่มผลผลิต  และประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสำนักงาน  โดยสามารถกล่าวอีกนัยคือ  oisมีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกัน  และระหว่างองค์การ  รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ

บทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1.จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

   1.1  อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)

ตอบ  ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงาน ภายในองค์กร โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันของ องค์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยนเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็น จำนวนมากอีกทั้งยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องใน อนาคต

   1.2  หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง

ตอบ 1.การทำบัญชี  (Bookeeping) ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้น ในแต่ละวันขององค์การ โดยการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวข้องกับบุคคล 2 กลุ่มคือ ลูกค้า (Customer) และผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) โดยที่องค์การต้องมการลงบันทึกรายการขายสินค้าในแต่ละวัน และบันทึกรายการซื้อสินค้าเข้าร้าน เป็นต้น

             2.การอออกแบบเอกสาร(Document Issuance) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกแบบเอกสาร   ต่าง  ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ                     
             3.การทำรายงานควบคุม (Control Reporting) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการเก็บเอกสารต่าง ๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์การ

           1.3  อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงาน     สำหรับการจัด MRS อย่างไร
              ตอบ TPS และ MRS ข้อแตกต่างคือ MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สำหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้ บริหาร ขณะที่ TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์ เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันต่อองค์การ

2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

  2.1 อธิบายความหมายของระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ (MRS)

ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ

            2.2 รายงานที่ออกระบบ MRS มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง ? จงอธิบายอย่างละเอียด

                   ตอบ 4 ประเภท

                    1.รายงานที่ออกตามตาราง(Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน เป็นต้น
                    2. รายการที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นราบงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบ ใจละทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น
                   3. รายการที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายการที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
                  4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์

 2.3 สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีอะไรบ้าง ?

                    ตอบ    1. ตรงประเด็น (Relevance)

                                2. ความถูกต้อง (Accuracy)

                                3. ถูกเวลา (Timelinrss)

                                4.สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability)

 2.4 คุณสมบัติที่ดีของระบบ MRS มีอะไรบ้าง ? จงอธิบายอย่างละเอียด

                 ตอบ      -  สนับสนุนการตัดสินใจ

                              -  ผลิตรายงานตามตารางที่ กำหนด

                              -  ผลิตรายงานตามรูปแบบที่กำหนด

                               -  รวบรวมและประมวลผลข้อมูล

                               -   ผลิตรายงานออกมาในรูปกระดาษ

 3. จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)

ตอบ     ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร    เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง ซึ้งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหาและประมวลสารสนเทศหรือสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารปัจจุบัน DSS ได้ รับการพัฒนาและนำไปใช้ในองค์กร เนื่องจากเป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย และเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้บริหาร

            4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

              4.1 อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)

              ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศ และเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผล สูงสุด หรือสามารถกล่าวได้อีกนัยหนึ่งคือ ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์เพื่อจะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อ สาร ระหว่างพนักงานภายในองค์กรเดียวกันและระหว่างองค์กร รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ

4.2  อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ  ระบบการจัดเอกสาร ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กร โดยระบบจัดเอกสารจะประกอบด้วยเครื่องมือสำคัญต่อไปนี้

                              -          การประมวลคำ

-          การผลิตเอกสารหลายชุด

-          การออกแบบเอกสาร

-          การประมวลรูปภาพ

-          การเก็บรักษา

            4.3 อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ     ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญต่อไปนี้

   -          โทรสาร

   -          ไปรษณีย์เล็กทรอนิกส์

   -          ไปรษณีย์เสียง

4.4 อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ ระบบประชุมทางไกล เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คนซึ่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน

                            -   การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง

                            -   การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง

                            -   การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์

                            -    โทรทัศน์ภายใน

                            -    การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล

               4.5 อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้ เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นระบบดัง ต่อไปนี้

-          ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม

-          ระบบจัดระเบียบงาน

-          คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ

-          การนำเสนอประกอบภาพ

-          กระดานข่าวสารในสำนักงาน